Regneark
Jeg går gjennom regnearket dere bruker hver uke.
Fakturagrunnlaget, timelista, bestillingsarket — det som har vokst i årevis og som én person forstår. Jeg leser formlene, finner det som regner feil eller er skjørt, og sier hva som bør rettes først. Du får en rapport uten fagprat.
Fra 1 900 kr for gjennomgangen · Rapport innen én uke · Foreløpig ikke mva-registrert
Start med en kort beskrivelse, ikke fila. Hvorfor
=SUMMER(C2:C40)| A · Ordre | B · Kunde | C · Beløp | |
|---|---|---|---|
| 39 | 2043 | Kunde 39 | 6 300 |
| 40 | 2044 | Kunde 40 | 3 900 |
| 41 | 2045 | Kunde 41 | 2 150 |
| 42 | 2046 | Kunde 42 | 1 850 |
| ⋮ | 18 rader til | ||
| 61 | Sum | 184 650 | |
Eksempel med oppdiktede tall. Slike feil ser jeg etter.
- Fast prisEtter antall ark, ikke etter hvor mange feil jeg finner.
- Rapport innen én ukeRegnet fra oppdraget er avtalt og jeg har fila.
- Originalen røres ikkeJeg jobber på en kopi.
- Du får vite hva som kan ståIkke alt skal rettes. Rapporten sier også hva som virker.
Hvorfor det er verdt å se etter
Et regneark kan regne feil i årevis uten at noen merker det
Regneark brukes til penger: faktura, lønn, pris, bestilling. En feil i en formel blir ikke borte av seg selv. Fire eksempler på det jeg ser etter:
Summen tar ikke med de nye radene
Formelen summerer til rad 40. Nå går lista til rad 60. De siste tjue radene kommer aldri med i totalen — og det står ingen feilmelding noe sted.
Feilene er gjemt, ikke rettet
Noen har lagt inn «vis 0 hvis det blir feil». Da ser arket pent ut, og en manglende pris blir null kroner på fakturaen.
Samme tall tastes inn to steder
Timene føres i ett ark og skrives av i et annet. Det tar tid hver uke, og før eller siden blir én av dem feil.
Bare én person tør å endre det
Det er ikke en feil i arket, men det er en risiko for bedriften. Den dagen den ene personen har ferie eller slutter, står faktureringen.
- Feil — formler som peker feil, summer som ikke tar med alt, feilmeldinger som er skjult
- Skjøre steder — tall skrevet rett inn i formler, manuelle kopier mellom ark, oppsett som slutter å virke når noen sorterer
- Tidstyver — det som gjøres for hånd hver uke og kunne vært én formel
- Risiko — personopplysninger uten grunn, ingen sikkerhetskopi, én person som eier fila
Pris og omfang
Gjennomgang først, retting etterpå
Gjennomgang av regneark
fra1 900 kr
- Opptil 5 ark: 1 900 kr
- 6–15 ark: 3 900 kr
- 16–30 ark: 5 900 kr
- Rapport med funn, alvorlighetsgrad og tidsanslag
- Rekkefølge: gjør først, kan vente, la stå
- Én samtale om funnene
Retting
fra 1 290 kr
- Jeg retter funnene vi avtaler i tilbudet
- Du får en ny, navngitt filversjon med oversikt over endringer og tester
- Originalen din blir ikke rørt — jeg jobber på en kopi
Prisen gjelder per fil og følger antall ark med innhold, også skjulte ark. Den står fast uansett hvor mange feil jeg finner, og også når jeg ikke finner noe som bør rettes. Henter filene tall fra hverandre, gjennomgår jeg koblingene mellom dem for 990 kr ekstra per gruppe. Over 30 ark, eller med makroer, Power Query, datamodell eller koblinger til andre systemer, får du et fast pristilbud først, og leveringstiden avtales der. Retting kommer i tillegg og får en fast pris i tilbudet etter gjennomgangen, fra 1 290 kr. Du får tallet på e-post og sier ja eller nei før noe skjer.
Ingen timepris, ingen bindingstid, ingen månedsavgift. Din egen fil er og blir din.
Leveransen
Slik ser rapporten ut
Samme oppsett som når jeg går gjennom nettsider. Det som fungerer står først.
Prisene hentes fra ett sted. Arket er lett å lese. Datoene er riktig formatert.
Summen tar ikke med rad 41–60
Totalen i «Faktura» stopper på rad 40. Tjue ordrelinjer fra august og september er ikke med i fakturagrunnlaget.
Timer føres to steder
«Timer» og «Lønn» har samme tall, tastet inn hver for seg. Ett av dem kan hente fra det andre.
Flettede celler i overskriftene
Hindrer sortering og filtrering. Plager ingen i dag, men gjør neste endring vanskeligere.
-
En rapport du kan handle etter
Den starter med hva som fungerer. Så kommer funnene, hvert med ID, alvorlighetsgrad og tidsanslag.
-
En rekkefølge
Hva som skal rettes først, hva som kan vente, og hva som ikke er verdt å røre.
Dette er det du egentlig betaler for.
-
En samtale
Vi går gjennom funnene sammen. Du bestemmer om du vil rette selv, be meg gjøre det eller la det stå.
Planleggingsverktøy
Trenger dere en enkel oversikt, bygger jeg den
Mange småbedrifter og lag planlegger i hodet, på en tavle eller i gruppechatten. Ofte holder det. Når det ikke gjør det, kan én side i Excel gi svar på spørsmålet dere stiller hver uke. Seks eksempler:
Hvem er ledig de neste ukene?
Planlagte timer per person mot tiden de har. Du ser hvem som blir overbooket før det skjer. Se eksempelet under.
Hva er i ferd med å bli forsinket?
Alle jobber med status, frist og ansvarlig på én side. Det som nærmer seg fristen blir gult, det som er over blir rødt.
Tjente vi penger på jobben?
Tilbudt pris mot materialer og timer som faktisk gikk med, regnet i kroner, jobb for jobb. Du ser hvilke oppdrag som lønner seg, og hvilke som ikke gjør det.
Hva går ut snart?
Biler, maskiner, EU-kontroll, kurs og sertifikater med utløpsdato. Arket markerer det som snart går ut, i god tid.
Hva må bestilles nå?
Beholdning mot et minstenivå. Bestillingslista regnes ut fra beholdningen dere fører inn.
Hvem har ikke tatt sin tur?
Vaktliste, dugnad eller kiosk gjennom sesongen, med oversikt over hvem som har gjort hva og hvem som ennå ikke har tatt sin tur.
Står ikke deres behov her? Skriv hva dere prøver å holde oversikt over i dag. Er Excel feil verktøy, sier jeg det.
Eksempel: bemanning i et tømrerfirma
Sveip sidelengs for å se uke 42–44.
| Ansatt | Uke 41 | Uke 42 | Uke 43 | Uke 44 |
|---|---|---|---|---|
| Tømrer A | 30 | 37,5 | 45 | 22,5 |
| Tømrer B | 37,5 | 37,5 | 30 | 15 |
| Tømrer C | 22,5 | 42 | 37,5 | 30 |
| Lærling | 30 | 30 | 30 | 30 |
| Daglig leder | 15 | 22,5 | 15 | 15 |
| Netto ledig | 52,5 t | 18,0 t | 30,0 t | 75,0 t |
Eksempel med oppdiktede tall: tømrerfirma med fem ansatte, planlagte timer per uke mot 37,5 timer tilgjengelig per person. Netto ledig er tilgjengelig tid minus planlagte timer for hele firmaet, med overbooking trukket fra.
Oversikten viser med en gang at Tømrer C er overbooket i uke 42 og Tømrer A i uke 43, og at uke 44 har 75 ledige timer.
Tallene kommer fra ett ark der jobbene legges inn én gang. Ingen dobbel føring, ingen tavle som må viskes ut.
Jeg bygger det rundt deres egne jobber og folk, i Excel dere har fra før. Ingen nye abonnementer. Ofte starter det med en gjennomgang av regnearket dere har i dag. Den prises for seg.
fra 6 900 kr
- Bygget rundt deres jobber og folk
- I Excel dere har fra før
- En times opplæring
- Fast pris i tilbudet, fri bruk når den er betalt
Før du sender fila
Jeg trenger formlene, ikke folka
Start med en beskrivelse
Fortell hva arket gjør, uten fila. Trenger jeg å se den, avtaler vi hvordan. En eksempelfil skal være uten personopplysninger — også i skjulte ark, kommentarer, filnavn og dokumentegenskaper. Å bytte navn med koder er ikke alltid nok. Behold formlene og sammenhengene mellom arkene.
Ingen persondata til KI
Jeg bruker KI-verktøy på formler, struktur og oppdiktede testdata, aldri på personopplysninger. Fortrolige tall som priser og kundelister deles ikke med KI uten skriftlig avtale. Trenger oppdraget ekte persondata, inngår vi en databehandleravtale før du sender noe, og den delen gjøres uten KI.
Slettet innen 30 dager
Filene og arbeidskopiene slettes eller returneres senest 30 dager etter levering, også om oppdraget avbrytes. Jeg beholder bare en versjon uten personopplysninger, med oversikt over endringer og tester. Originalen har du hele tiden selv.
Kontakt
Fortell hva regnearket brukes til
Skriv kort hva arket gjør, hva som plager dere, hvor mange ark fila har, og hvilken Excel dere bruker (Windows, Mac eller nett). Si fra om fila har makroer, låste ark eller koblinger til andre filer. Ikke legg ved fila ennå. Jeg svarer normalt innen to virkedager.
En henvendelse bestiller ikke noe. Du får pris, omfang og frist skriftlig før du sier ja.
Eller skriv direkte til post@rogerstrand.no.
Roger StrandRognan i Saltdal. Det er meg du skriver til, og meg som går gjennom fila.